Je offerteformulier controleren begint bij de hele aanvraagroute. Een bezoeker vult je offerteformulier in en ziet een bedankmelding. Voor die bezoeker is de aanvraag verstuurd. Maar komt de aanvraag ook terecht bij de persoon die de offerte maakt?
Voor een sign- of printbedrijf kan een formulier een belangrijke ingang zijn voor nieuw werk. Controleer daarom de hele route: van invullen op een telefoon tot ontvangst, opslag en opvolging.
Je offerteformulier controleren met een herkenbare test
Gebruik je eigen contactgegevens en zet duidelijk in het bericht dat het om een test gaat, zonder opdracht. Gebruik geen klantgegevens. Spreek vooraf af wie de test opvangt, zodat collega’s geen echte offerte gaan uitwerken.
Test vanaf een telefoon en vanuit een venster waarin je niet als beheerder bent ingelogd. Daarmee controleer je de route die een gewone bezoeker gebruikt.
Controleer wat de bezoeker ziet
Zijn de velden duidelijk? Is zichtbaar welke informatie verplicht is? Controleer of een ontbrekend verplicht veld een begrijpelijke melding geeft. Verstuur daarna een geldige test en bekijk de bevestiging.
Heeft je formulier een uploadveld? Gebruik een klein, onschadelijk testbestand van een toegestaan type. Controleer ook of de bezoeker begrijpt welke bestanden en bestandsgrootten toegestaan zijn. Houd de test klein en stem die vooraf af met de beheerder.
Offerteformulier controleren: kijk ook naar de ontvangst
Kijk vervolgens in de bedoelde mailbox. Kloppen de gegevens, werken eventuele links en kan de ontvanger reageren naar het juiste adres? Kijk ook in de spammap als de mail ontbreekt.
Sommige formulieren bewaren aanvragen daarnaast in het dashboard of een ander systeem. Is dat bij jouw website ingesteld? Controleer dan of dezelfde test daar staat. Neem niet aan dat ieder WordPress-formulier dit automatisch doet.
Is er een ontvangstbevestiging voor de aanvrager ingesteld? Controleer die ook in de testmailbox. Een verzendlog helpt bij het zoeken naar fouten. Controleer daarnaast altijd de ontvangende mailbox.
Een aanvraag is pas bruikbaar als iemand opvolgt
Controleer wie de aanvraag krijgt en wie verantwoordelijk is voor een reactie. Komt hij in een algemene mailbox terecht waar niemand naar kijkt? Ontbreekt informatie die nodig is om de vraag te beoordelen? Dat zijn punten die je naast de techniek moet regelen.
Voor een offerteformulier kunnen bijvoorbeeld toepassing, afmetingen en gewenste planning belangrijk zijn. Vraag alleen wat je werkelijk nodig hebt. Een bezoeker moet ook een eenvoudige vraag kunnen stellen.
Meet een klik niet als een ontvangen aanvraag
Een klik op ‘Versturen’ vertelt nog niet of de aanvraag is ontvangen. Spreek af op welk moment je systeem een aanvraag als geslaagd beschouwt en koppel een eventuele conversiemeting aan dat moment.
Houd bezoekersstatistieken en je aanvragenadministratie naast elkaar. Een meting kan ontbreken door geweigerde toestemming of blokkades. Gebruik Analytics daarom niet als enige overzicht van binnengekomen aanvragen.
Maak er een vaste controle van
Wil je het technische onderhoud structureel regelen? Bekijk de WordPress-onderhoudspakketten en bespreek welke aanvullende formuliercontroles jouw website nodig heeft.
Plan een formuliertest na veranderingen aan het formulier, mailinstellingen of belangrijke websiteonderdelen. Een periodieke controle is daarnaast verstandig. Noteer de testdatum, het resultaat en wie een eventueel probleem oplost.
Wil je eerst zicht op de aandachtspunten van je website? Vraag een gratis websitecheck aan en vermeld wat je aan je formulier wilt laten bekijken. We bespreken vervolgens welke controle nodig is.